Informationen zur Hinweisabgabe

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die das Unternehmen gefährden können. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Schäden für Finanzen und Image frühzeitig aufzudecken, Rechtskonformität herzustellen und sichern somit den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens und das Fortbestehen seiner Arbeitsplätze!

Welche Meldungen helfen der HYPO Oberösterreich?

Meldungen zu Verstößen gegen gesetzliche und organisationsinterne Regeln werden aufgenommen und weitergeleitet.
Genaue Informationen zu möglichen Schwerpunkten einer Meldung erhalten Sie während des Meldeprozesses.

Wie läuft eine Meldung ab? Wie bleibe ich anonym und bekomme eine Rückmeldung?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf der Startseite den Button „Meldung abgeben“. Der sodann nachfolgende Meldebogen führt Sie systematisch durch den Prozess der Hinweisabgabe.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, Ihre Meldung einem Themenschwerpunkt zuzuordnen. 
2. Auf der folgenden Seite wählen Sie bitte das Unternehmen aus, welches von dem zu meldenden Vorfall unmittelbar betroffen ist.
3. Sodann gelangen Sie auf die Abfrageseite. Hier haben Sie die Möglichkeit den Hinweis mit ihren eigenen Worten zu formulieren und detaillierte Fragen rund um den Vorfall zu beantworten. Für den freien Text sind Sie in Ihrer Zeichenanzahl unbeschränkt. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch 5 Dateien mit bis zu 300 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. 
4. Nach Absenden Ihrer Meldung wird automatisch ein geschütztes Postfach für Sie eingerichtet, über das ein anonymer Dialog möglich ist und Sie erhalten darüber Mitteilung, wie Ihrem Hinweis nachgegangen wurde. Die Zugangsdaten werden Ihnen auf einer weiteren sich automatisch generierenden Seite zum Abspeichern angezeigt. 

Die  Zugangsdaten zum geschützten Postfach werden automatisch nach dem Absenden der Meldung generiert und Ihnen auf einer weiteren Seite zum Abspeichern / Download zur Verfügung gestellt, welche Sie sich bitte sorgfältig sichern, da eine Wiederherstellung nicht möglich ist. Diese Zugangsdaten sind für niemanden außer Sie selbst sichtbar. Bei Verlust Ihrer Zugangsdaten können Sie eine neue Meldung mit dem Verweis auf die ursprüngliche Meldung (unter Nennung Abgabedatum/-Uhrzeit) ab und Sie erhalten neue Login-Daten für ein geschütztes Postfach. Da es sich um ein neues geschütztes Postfach handelt,  sind hier die Inhalte Ihrer alten Meldung nicht vorhanden.

Über das geschützte Postfach wird Ihnen ein Bearbeiter Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym.

Sie gelangen mit Ihren Zugangsdaten jederzeit direkt über den Button „Login Postfach“ in Ihrem geschützten Postfach.

Das System speichert keine IP Adressen und verwendet keinerlei Tracking-Instrumente. Alle übermittelten Daten werden eine entsprechende End-to-End-Verschlüsselung anonym gehalten. Eine Rückverfolgung zu Ihnen ist somit nicht möglich, sofern Sie selbst keine Daten angeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch wenn Sie Ihren Namen angeben, wahren die Bearbeiter die Vertraulichkeit Ihrer Identität nach den gesetzlichen Vorgaben.

Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Geben Sie bei einer anonymen Meldung keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, z.B. Meldung über ein technisches Endgerät, das von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird oder über ein Behörden-/ Firmennetzwerk.

Bei der Übermittlung von Dokumenten beachten Sie bitte, dass bei Dateien versteckte personenbezogene Daten in den Meta-Daten enthalten sein können, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten (z.B. bei Bild-Dateien die EXIF-Daten) vor dem Versenden.

Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder stellen Sie den Text als weitere Nachricht über das geschützte Postfach, welches sich nach Versand Ihrer Hinweisabgabe automatisch generiert, ein. Sie können gedruckte Dokumente auch anonym unter Angabe des Vorfall-Stichworts und des genauen Abgabezeitpunkts (Datum / Uhrzeit) Ihres Hinweises, an die nachfolgende Adresse senden:

HYPO Oberösterreich
Whistleblowing-Stelle / Vertraulich
Landstraße 38
4010 Linz
Österreich

Kann ich auch eine bloße Anfrage abgeben?

In AdvoWhistle können neben Meldungen auch Anfragen gestellt werden. Dabei handelt es sich um keine Whistleblowing Meldung, sondern um Fragen beispielweise zum Compliance im Unternehmen oder zum Verhaltenskodex.